.png)
Bedriften har innført et nytt digitalt verktøy – hurra! Papir, skjemaer og manuelle greier skal bort, for nå skal vi jobbe digitalt. Vi skal oppnå reduserte kostnader, vi skal spare tid og gjøre kunder og brukere fornøyd.
Har du kommet så langt, men likevel opplevd at gevinstene ikke viser seg i regnskapet? At løsningen ikke blir tatt i bruk slik du trodde? At budsjettet allerede er kuttet uten at gevinstene har realisert seg? Mange IT-prosjekter ender dessverre slik – rett og slett fordi det ikke jobbes systematisk nok med gevinstrealisering.
Gevinstrealisering er i teorien veldig enkelt: Du måler effekt før og etter at en ny løsning er tatt i bruk og gjør eventuelle tiltak som bidrar til at de gevinstene du planla for, faktisk realiseres. Teorien må imidlertid omgjøres til praksis, settes i system. Ulike nivåer i virksomheten må engasjeres og sette av tid dersom dere skal lykkes med gevinstarbeidet.
Hva ønsker dere å oppnå ved å ta en ny løsning i bruk? Hva er de ønskede effektmålene, altså de gevinstene som det å innføre en ny løsning skal gi? Ofte er vi så travle med å komme i gang med innføring av ny IT-løsning at vi glemmer det viktige og vanskelige, nemlig å skille resultatmål fra effektmål.
Resultatmål er det samme som innføringsprosjektets leveranser. Det kan være både fysiske produkter (selve IT-løsningen) eller noe mer abstrakt, som nye prosedyrer og rutiner.
Effektmål er virkningen av leveransene, altså gevinstene. Det kan for eksempel være reduserte kostnader, økt effektivitet, økt kvalitet og bedre omdømme.
Virksomhetsmål er det forretningen søker å oppnå ved hjelp av IT-løsningen. Hva er det store, “hårete” målet som støtter opp om forretningsvisjonen?
Vi anbefaler å sette opp et gevinstkart for å definere og visualisere de ulike målene og endringene som må til for å oppnå dem.
Denne figuren viser de viktigste elementene i et gevinstkart:
Hvem vil bli påvirket av at dere skal ta i bruk en ny løsning? Hvem er viktige for å framsnakke løsningen og se muligheter? Hvem må endre seg eller begynne å jobbe på nye måter? Hva trenger disse av informasjon, og hvordan kan vi involvere og engasjere de involverte? Dette bør dere beskrive i en god kommunikasjonsplan.
Effekter/gevinster er resultat av endringene som må til når du tar en ny løsning i bruk. Uten endring, ingen gevinst. I gevinstkartet får du synliggjort de nødvendige endringene dere må legge tilrette for. Hva trengs av ny kompetanse, hvordan må vi jobbe annerledes? Hva med holdningene?
Akkurat som når vi slanker oss, eller trener til en konkurranse, er det smart å følge med på resultatene av det vi holder på med. Vær på jakt etter gode indikatorer som viser om du oppnår de effektene du ønsker å oppnå. Indikatorene bør være lette å måle, spesifikke nok og gjerne kunne hentes ut fra kjente datakilder. Det er ikke behov for mange ulike indikatorer dersom de du velger er gode. Det er vanlig å holde oversikt over indikatorene i en gevinstrealiseringsplan. Slike planer kan bygges opp på ulike måter, avhengig av hvor omfattende dere vil gjøre målingene.
Hvem skal følge det opp, hvor ofte? Hvilke ressurser trenger dere på både kort og lang sikt? Hvordan skal tiltak for å få bevegelse i indikatorene identifiseres og startes opp? En slik oversikt over oppgaver, roller og ansvar i gevinstarbeidet omtales ofte som en gevinstrealiseringsstrategi. Det anbefales også å legge til rette for enkelt å få oversikt over utviklingen i indikatorene.
Dette kan du visualisere f.eks ved bruk av Dashboard, som i dette eksemplet i PowerBI:
Gevinstrealisering skjer dessverre ikke «automagisk» når du innfører et nytt IT-system. Det må bygges kompetanse og settes av ressurser til arbeidet både før, under og ikke minst etter selve implementeringen. Det er i godt samarbeid mellom innføringsprosjekt og drift/linje at «magien» skjer: Det du investerer i gevinstarbeidet får du etterhvert igjen for på bunnlinja. Forutsetningen er at du planlegger for gevinstrealisering fra anskaffelsen av nye digitale løsninger og følger opp også etter at løsningen er tatt i bruk.
Kontakt: post@solv.no
